Fazy obiegu pism

Możemy wyróżnić pewne fazy obiegu pism:

• pismo trafia do sekretariatu, gdzie następuje podział korespondencji;
• następnie jest dekretacja dokonywana przez dyrektora;
• kolejno otrzymuje je kierownik właściwej komórki organizacyjnej;
• kierownik podejmuje decyzje kto bezpośrednio zajmie się załatwieniem sprawy;
• referent zapoznaje się z pismem i postępując zgodnie z przepisami opracowuje brulion odpowiedzi na pismo;
• brulion kierowany jest do aprobaty kierownika, po akceptacji referent sporządza czystopis i daje zwierzchnikowi do podpisu;
• następnie odpowiedź otrzymuje dyrektor jednostki;
• pismo trafia do sekretariatu, gdzie sprawdzone są adresy, pieczątki itd. Włożone jest do koperty i wysłane pocztą.

W wyżej wymienionych fazach obiegu pisma zastosowano bezdziennikowy system rejestracji pism, dzięki czemu uniknięto wielu czynności manipulacyjnych takich jak wpisywanie, kwitowanie, które wpływają na opóźnienie załatwienia sprawy.

Polecamy: Obieg pism w firmie

Aby usprawnić obieg pism należy:

• ograniczyć liczby tzw. komórek zatrzymań a więc miejsc przez które przechodzi dane pismo;
• wyeliminowanie niepotrzebnych czynności jak zbędna rejestracja czy kwitowanie pism;
• ograniczenie czasu trwanie poszczególnych czynności dzięki właściwemu wyposażeniu stanowisk pracy, podniesienie kwalifikacji pracowników, ich wysoką dyscyplinę;
• uproszczenie, unowocześnienie procedur biurowych.

Do pism dołącza się nadesłane koperty gdy:

• otrzymujesz przesyłkę poleconą, poufną, ekspresową;
• po otrzymaniu przesyłek dla których obowiązują terminy prekluzyjne, np. odwołanie przesyłek pomyłkowo skierowanych;
• przesyłek, w których brakuje nazwy lub nazwiska nadawcy, bądź jego adresu lub pisma przewodniego, skarg i wniosków;
• braku zgodności zawartości koperty z opisem, lub gdy zawartość jest niekompletna, brakuje pisma przewodniego lub załączników.