Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Sekretariat odpowiada za:

• sprawdzenie czy pismo posiada datę, załączniki i podpisy;
• umieszczenie pism w kopertach i ich zaadresowanie;
• posegregowanie korespondencji, ofrankowanie korespondencji;
• wpisanie pism do kontrolki ewidencji;
• wysłanie korespondencji.

Polecamy: Fazy obiegu firm

Zarządzenia Dyrektora Poczty Polskiej:

Zarządzenia te regulują sprawy wagi, kształtu i rozmiarów przesyłek pocztowych, jak również zasady wpisywania adresu nadawcy i odbiorcy.

Niektóre z nich to:

• waga - 20g;
• długość – 162mm do 235mm (z tolerancją jednego milimetra);
• szerokość – 110mm do 120mm (z tolerancja do jednego milimetra);
• grubość – do 5 mm.

Podobnie normowane są wielkości kopert i druków:

• koperty – C6 ( 162x114mm ) lub DL ( 220x110 );
• druki – 150x105.

Polecamy: Obieg pisma w firmie

Listów nie należy zaklejać taśmą, spinać zszywkami lub spinaczami. Nie trzeba także podkreślać nazwy miejscowości, a adres odbiorcy powinien być napisany w prawej dolnej części strony adresowej przesyłki, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu i nie niżej niż 15 mm od dolnego brzegu.