Segregacja pism

Wyróżnia się następujące kryteria:

• treść, np. informująca o danej sprawie;
• forma, np. formularz;
• termin załatwienia - pilne, terminowe itd.,
• obieg - przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz;
• rodzaj - np. wniosek;
• pisma tajne i pisma poufne;
• elementy z jakich składa się pismo np. adres.

Istnieje także kilka rodzajów pism. Dokument o charakterze informacyjnym dostarcza adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłania go do podjęcia decyzji.

Z kolei w pismach przekonujących używane są odpowiednie argumenty, aby zbliżyć adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji którą sugeruje mu nadawca, np. reklamacje, wnioski itd. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta.

Polecamy: Fazy obiegu pism

Wykorzystuje się także formularze - blankiety z elementami rozmieszczonymi według pewnego kodu, opracowanego na podstawie długotrwałych doświadczeń w załatwianiu danych spraw.

Do sekretariatu napływają pisma zarówno z zewnątrz, które następnie zostają przekazane do innych komórek firmy, jak i pisma sporządzone w firmie, które muszą zostać wysłane na zewnątrz. Pewną grupę stanowią też pisma pozostające w tzw. obiegu, nie opuszczające firmy, np. o awansie pracownika.