Zarządzanie dokumentacją

Teresa Z. miała wrażenie, że w jej skrzynce odbiorczej znajdowały się nie tylko ważne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoły, niezrozumiałe raporty z podróży służbowych i kopie różnych zleceń, ponieważ uważano, że jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieć. Ta powódź papierów mogłaby się przeobrazić w pożeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziałała w sposób zdecydowany.

Zleciła przygotowanie specjalnej pieczątki z wytłoczonym napisem: „Przeczytałam i uśmiałam się”. Tak ostemplowane zbędne dokumenty odsyłała z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczędzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie ważne.

Nie każdemu można polecić tę odważną metodę; należy wybadać, czy koledzy z pracy mają poczucie humoru, na ile są tolerancyjni i czy zaakceptują również niekonwencjonalne sposoby wyrażania opinii. Przede wszystkim jednak ważna jest znajomość rodzaju otrzymywanych dokumentów.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Zastanów się:

• co musi zostać przeczytane jako pierwsze, ponieważ dotyczy Twoich aktualnych projektów?
• co możesz odłożyć na „dzień czytania”, zarezerwowany wyłącznie na lekturę i intelektualną regenerację?
• co musisz przeczytać pobieżnie i natychmiast przekazać dalej?
• co opłaca się skopiować, ponieważ później będziesz mógł wykorzystać informacje zawarte w dokumencie?
• co możesz przekazać dalej bez przeczytania albo odłożyć?