Robienie notatek podczas obrad

Przygotowanie merytoryczne

Ani osoba prowadząca, ani tym bardziej sekretarka nie muszą być ekspertami w dziedzinach, które są przedmiotem obrad. Mimo to, powinni oni przynajmniej w podstawowym stopniu orientować się w zagadnieniach, które będą przedmiotem dyskusji, zwłaszcza w zakresie słownictwa fachowego. Pozwoli to uniknąć użycia niewłaściwych słów w błędnym kontekście, oraz ciągłego przerywania wypowiedzi innym z prośbą o wyjaśnienia.

Selekcjonowanie informacji

Podczas zebrań, gdy wymiana zdań odbywa się bardzo szybko i często wiele osób mówi równocześnie, nikt nigdy nie zdoła zapisać wszystkiego. Należy skupić się tylko na informacjach ważnych, tych, które po prostu „trzeba wiedzieć”. W wyłowieniu istotnych zagadnień pomogą tzw. słowa – klucze, które zazwyczaj pojawiają się przy omawianiu poszczególnych wariantów, czy problemów.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Notowanie własnymi słowami

Przemówienia niektórych uczestników obrad są często bardzo chaotyczne, wiele w nich dygresji, zmian tematu. Nie należy zapisywać całości wypowiedzi wszystkich osób. Najpierw trzeba uważnie wysłuchać zamkniętego fragmentu wypowiedzi, a następnie krótko go streścić. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdy przy opracowywaniu sprawozdania będziemy się musieli zastanawiać nad tym, co „autor miał na myśli”.

Dwuznaczności wyjaśniać od razu

Wszelkie niezrozumiałe lub dwuznaczne wypowiedzi należy wyjaśniać od razu. Nie odkładajmy tego na „później”, na „po zebraniu”. Do tego czasu albo zapomnimy, o co chcieliśmy zapytać albo osoba, którą chcielibyśmy o coś zapytać gdzieś zniknie.