Czy jest to powitanie nowego pracownika, a może świętowanie podpisania strategicznej umowy, czy też przyjęcie mające na celu zintegrowanie pracowników.

Jest to o tyle istotne, gdyż od tego zależy wybór formy przyjęcia. Ustalić musisz harmonogram działań, aby mieć pewność, że nic nie umknie Ci w natłoku wydarzeń:

1. Ustal termin i miejsce przyjęcia.
2. Sprawdź czy w tym czasie nie organizowane jest inne konkurencyjne przyjęcie, unikniesz w ten sposób sytuacji w której zaproszone osoby odmówią przyjścia na Twoją imprezę, gdyż biorą w tym czasie udział w bardziej prestiżowym wydarzeniu.
3. Jeśli zmuszony jesteś wynająć salę najpierw upewnij się co do możliwości jej rezerwacji a następnie wysyłaj zaproszenia. Unikniesz wtedy zmiany terminu czy miejsca imprezy a także stawiania firmy w niezręcznej sytuacji.
4. Powinieneś pamiętać o zorganizowaniu transportu i noclegu. Jeśli organizujesz przyjęcie poza siedzibą firmy powinieneś zapewnić uczestnikom imprezy, którzy nie dysponują własnym środkiem transportu, autokar lub taksówki. Dla gości zmotoryzowanych powinieneś zarezerwować miejsca parkingowe.

Polecamy: Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Jeśli zaproszeni zostali również goście korzystający z komunikacji publicznej, pamiętaj aby uwzględnić godziny ich przyjazdu, i tak dopasować czas rozpoczęcia przyjęcia, aby mogli mieć czas na odświeżenie i przebranie. Upewnij się kto z gości będzie korzystał z noclegu i w miarę potrzeby zarezerwuj miejsca w hotelu.