Sekretarka bądź asystentka zarządu odpowiada m.in. za rezerwację i przygotowanie sali, w której będą odbywać się spotkania.

Ponadto osoba zatrudniona na tym stanowisku odpowiada za:

• zorganizowanie poczęstunku w przerwie między dyskusjami,
• organizacje spotkania integrującego, towarzyskiego;
• rezerwacje biletów do teatru, na balet, itp.;
• niesie pomoc w zakupie przez członków delegacji upominków.

Przygotowując salę w której odbędą się spotkania postępujesz podobnie jak przy organizacji narad, czy zebrań z tym że sala powinna być mniejsza, stół konferencyjny ustawiony wzdłuż sali, pokryty zielonym suknem, na nim wyłącznie kartki papieru i przybory do pisania, ewentualnie woda do picia i szklanki.

Polecamy: Obowiązki sekretarki

Przy rozsadzaniu gości przy stole pamiętaj że, goście powinni siedzieć przodem do okien ( lub drzwi) jeśli są one centralną częścią sali. Gospodarze siedzą na przeciwko gości według hierarchii.

Przewodniczący delegacji siedzi przy stole twarzą zwrócony w kierunku okien, jego zastępca po prawej stronie a osoba stojąca niżej w hierarchii po lewej. Naprzeciwko przewodniczącego gospodarz z zastępcą po prawej, a po lewej podobnie osoba stojąca niżej w hierarchii.

Charakterystyczną cechą dla stołu konferencyjnego jest podział na strony - goście i gospodarzy.

GOŚCIE                                                                                                                             GOSPODARZE
1. Przewodniczący delegacji - dyrektor                                                                                 1. Dyrektor
2. Wicedyrektor                                                                                                                 2. Wicedyrektor
3. Naczelnik                                                                                                                       3. Naczelnik
4. Radca                                                                                                                           4. Radca
5. Tłumacz                                                                                                                        5. Tłumacz