Osoba odpowiedzialna za rozmowy telefoniczne powinna przede wszystkim znać funkcje swojego aparatu telefonicznego, a także być zaopatrzona w notatniki i długopisy. O tym chyba nie trzeba nikomu przypominać, podobnie jak o tym, by nie podnosić słuchawki ręką, którą się pisze. Warto jednak przestrzegać kilku dodatkowych rad.

„Czas to pieniądz”

Przestrzeganie tego powiedzenia przyda się w kilku sytuacjach. Po pierwsze, nie ma nic bardziej irytującego niż zbyt długie czekanie na odebranie telefonu, dlatego nie powinno się czekać z podniesieniem słuchawki dłużej niż przez 3-5 sygnałów.
Po drugie, jeśli przełączamy rozmówce na funkcję „czekać”, nie powinniśmy zostawiać go bez słowa na dłużej niż 30-45 sek. Po tym czasie, powinniśmy zapytać go, czy zechce poczekać dłużej, czy może woli jednak zostawić wiadomość.
Po trzecie, szanujmy czas interesanta. Nie przeciągajmy rozmowy ponad miarę – jeśli nie możemy połączyć rozmówcy z poszukiwaną przez niego osobą, zanotujmy wiadomość lub spytajmy, czy możemy połączyć go z kim innym. Nie rozgadujmy się, zwłaszcza, gdy nie możemy pomóc. Lepiej zanotować numer dzwoniącego, zebrać potrzebne mu informacje
i oddzwonić, niż trzymać kogoś bezsensownie na linii.

Zobacz także: Jak interpretować słowa rozmówcy?

Kto może zająć się interesantem

Sytuacje, w których ktoś jest nieobecny w biurze, a telefony się do niego urywają, zdarzają się nagminnie. Powinno się wtedy zapytać rozmówcę, czy życzy sobie rozmawiać z kim innym. Dlatego należy mieć zawsze przy sobie alfabetyczny spis osób pracujących w danej firmie, zwłaszcza tych na kierowniczych stanowiskach.