Asertywność powinna cechować sekretarkę w każdej sytuacji, co oznacza, że powinna ona bronić swoich praw zarówno w kontaktach z klientami, jak i z przełożonym. Chronienie „świętego spokoju” zwierzchnika nie powinno jednak przekraczać pewnych granic. Na pewno szef nie może zmusić swojego pracownika do kłamstwa.  Jak zatem radzić sobie w sytuacji, gdy szef prosi nas o niełączenie z nim nikogo, a telefony się urywają?

„A” jak asertywność

Jak już było powiedziane, sekretarka powinna zawsze bronić swoich praw, nie powinna jednak robić tego w sposób agresywny. Zawsze powinna pamiętać o szacunku dla swojego rozmówcy i próbować załatwić sprawę jak najkorzystniej dla niego.

Fakt, iż nasz rozmówca kategorycznie żąda połączenia z szefem, nie oznacza też, że musimy to żądanie spełnić. Jeżeli wiemy, że np. przełożony nie życzy sobie rozmawiać z konkretną osobą, a my możemy połączyć ją z innym kompetentnym pracownikiem, który będzie w stanie jej pomóc, decyzja co do odmówienia połączenia należy do nas. Jeśli już ją podejmiemy, musimy się jej konsekwentnie trzymać.

Trzeba pamiętać, że nie możemy traktować tego typu rozmów w kategoriach „wygrany – przegrany”. Najbardziej pożądane rozwiązanie to takie, w którym możemy zaproponować interesantowi alternatywne rozwiązanie niż połączenie go z szefem, np. połączenie go z inną osobą albo zapisanie jego nazwiska i telefonu z zapewnieniem, że przekażemy je zwierzchnikowi. W tej drugiej sytuacji należy uprzedzić rozmówcę, że decyzję o oddzwonieniu podejmie przełożony, a nie my.

Zobacz także: Szef i asystentka