Temat i struktura pisma

Warto jest zatem poznać psychikę odbiorcy, dobrze znać sprawę, właściwie dobierać słowa i odpowiednio argumentować. Pamiętaj pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.

Dokument powinien zawierać:

• nagłówek, adres i nazwę oraz inne dane nadawcy;
• imię i nazwisko, lub nazwę adresata i jego adres;
• krótkie określenie sprawy;
• znak, symbol charakteryzujący sprawę;
• treść pisma;
• niezbędne podpisy, przy czym jeśli podpisów jest więcej, osoba wyższa rangą podpisuje się po prawej stronie, niższa w hierarchii po lewej stronie.
• W piśmie mogą również występować dodatkowe elementy jak, np. załączniki i rozdzielniki, przy czym umieszcza się je pod treścią z lewej strony.

Jeśli zamieszczamy wiele załączników, np. broszury reklamowe, zapisujemy to w odległości dwóch - trzech odstępów od treści, przy lewym marginesie:

• (3 odstępy);
• Załączniki: plik.

Jeśli załączasz daną liczbę dokumentów do pisma, wówczas zapis wygląda w sposób następujący: (3 odstępy)

3 załączniki:

1) C.V.;

2) List motywacyjny;

3) Kopia dyplomu.

Polecamy: Zapytania ofertowe w korespondencji biznesowej

Rozdzielnik zawierający informacje dla kogo są przeznaczone kopie pisma, może mieć postać trójkątną; po lewej stronie treści, poniżej załączników umieszcza się słowo:

(3 odstępy)

Rozdzielnik A (i postać ): kiedy kopie pisma wysyłane są do wszystkich jednostek organizacyjnych objętych tym rozdzielnikiem albo zamiennie stosowane.

Polecamy: Złożenie zamówienia