Nic dziwnego zatem, że klienci, pracownicy i kooperatorzy wykorzystują tę sieć i dzwonią do Ciebie, czasami tylko z powodu jakiejś drobnostki, której omówienie zajmuje dużo czasu.

Telefon może być obciążeniem szczególnie wtedy, gdy pracujesz w branży, w której zarówno musisz porozumiewać się z klientami i dostawcami, jak i w sposób wymagający najwyższej koncentracji panować nad procesami wewnętrznymi.

Kiedy sporządzasz plan czasowy, musisz uwzględnić w nim zakłócenia spowodowane rozmowami telefonicznymi. Uwzględniaj je w tych przedziałach czasowych, w których rzeczywiście występują. W obliczeniach bądź szczodry dziesięć minut rozmowy telefonicznej nie zabiera tylko dziesięciu minut! 

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Musisz przecież sporządzić krótką notatkę z rozmowy i wpisać ją do dokumentacji, ewentualnie uzupełnić swój kalendarz (albo elektroniczny system planowania czasu) o nowe terminy i w końcu znowu wdrożyć się w przerwaną pracę.

Dziesięciominutowa rozmowa kosztuje Cię zatem jakieś trzynaście do piętnastu minut. W ciągu całego dnia pracy może uzbiera się z tego całkiem ładna sumka.

Sabina W., asystentka marketingu, skarży się często na brak czasu. Podczas autoanalizy zwróciła uwagę na dzień, podczas którego spędziła zbyt dużo czasu na rozmowach telefonicznych. Siedmiu pracownikom działu przekazywała telefonicznie informację o przesunięciu terminu narady. Z reguły nie było tak, że Sabina przekazywała tylko wiadomość o dniu i godzinie spotkania.
Zawsze dochodziła do tego krótka pogawędka na temat życia rodzinnego, planów na wolny czas i przeżyć weekendowych. O ile było to pożyteczne dla kontaktów towarzyskich, o tyle miało katastrofalne skutki dla jej budżetu czasowego.
To, co trwałoby maksymalnie trzy minuty, gdyby zostało rozesłane jako e-mail do wszystkich uczestników, przy siedmiu rozmowach telefonicznych kosztowało prawie pół godziny.